Oteldə gecə auditi: kassa və növbə yoxlama siyahısı

Oteldə gecə auditi, yaxud night audit, yalnız kassadakı pulu saymaq deyil. Gün ərzində bron, yerləşmə, xidmət və ödəniş qeydlərinin bir-birinə uyğun olub-olmadığı yoxlanır. Məqsəd səhəri izah olunmamış fərqlər və yarımçıq qonaq hesabları ilə başlamamaqdır.

Kiçik oteldə bunu ayrıca gecə auditoru əvəzinə növbə administratoru və rəhbər təşkil edə bilər. Vacib olan rolun adı deyil, yoxlamanın sərhədi, məsul şəxs və təhvil verilən məlumatdır. Aşağıdakı model əməliyyat nəzarəti üçündür; rəsmi mühasibat və vergi hesabatının əvəzi kimi nəzərdə tutulmur.

Gecə auditi ilə növbə təhvili arasında fərq

Növbə təhvili istənilən saatda baş verə və yalnız həmin əməkdaşın iş dövrünü əhatə edə bilər. Gün sonu yoxlaması isə otelin müəyyən etdiyi hesabat dövrünü bağlamağa hazır olub-olmadığını qiymətləndirir. Hər proqramın gün dəyişməsi və bağlanış mexanizmi eyni deyil.

Oracle-ın gün sonu sənədi ayrıca biznes tarixi anlayışını göstərir. Bu anlayışın başqa məhsulda eyni qaydada işlədiyini fərz etməyin. Hesabatlarda hansı tarix və saat sərhədinin istifadə olunduğunu öz sisteminizdə dəqiqləşdirin.

Yoxlamanı hansı ardıcıllıqla aparmalı?

1. Gözlənilən, amma gəlməyən qonaqları yoxlayın; gec giriş və ləğv məlumatını ayırın.
2. Planlaşdırılmış çıxışlarla faktiki otaq vəziyyətini müqayisə edin.
3. Otaq və əlavə xidmət qeydlərini qonaq hesabı ilə tutuşdurun.
4. Endirim, geri qaytarma və düzəlişlərin səbəbini nəzərdən keçirin.
5. Nağd, kart və bank köçürməsi qeydlərini ayrı yoxlayın.
6. Açıq borcları və cavab gözləyən məsələləri məsul şəxsə təhvil verin.

Gec gələn qonağı yalnız saat keçdiyinə görə avtomatik “gəlmədi” kimi qəbul etməyin. Əlaqə, razılaşdırılmış şərt və otelin qaydası əsasında vəziyyəti dəqiqləşdirin. Eyni qayda çıxış tarixi çatmış, amma hələ otaqda olan qonağa da aiddir.

Nağd kassa üçün sadə nümunə

Şərti nümunədə növbə 200 AZN nağd qalıqla başlayır. Növbə ərzində 600 AZN nağd daxil olur, sənədləşdirilmiş geri qaytarma 50 AZN, kassadan təhvil verilən məbləğ isə 500 AZN-dir. Başqa nağd hərəkət olmadığını fərz etsək:

Gözlənilən son qalıq = 200 + 600 − 50 − 500 = 250 AZN.

Faktiki sayılan məbləğ 240 AZN-dirsə, fərq −10 AZN-dir. Məqsəd nəticəni istənilən yolla 250-yə çatdırmaq deyil. Əvvəlcə qeyd olunmamış hərəkət, səhv ödəniş üsulu və ya sayım xətasını araşdırın; fərqi səbəbi və məsul şəxsi ilə qeyd edin.

Kartla alınmış məbləği nağd çekmecəyə əlavə etməyin. Bank köçürməsinin qeydə alındığı an ilə hesabda görünməsi də fərqlənə bilər. Bu məqalədəki rəqəmlər yalnız əməliyyat nümunəsidir, konkret otelin nəticəsi deyil.

Avans niyə ayrıca izlənməlidir?

Qonaq bu gün ödəniş edib gələn ay qala bilər. Buna görə bu gün kassaya daxil olan bütün məbləği bu gün göstərilmiş otaq xidmətinin gəliri kimi qəbul etmək düzgün müqayisə vermir. Ödəniş vaxtını, xidmət dövrünü və qonaq hesabındakı tətbiqini ayırın.

Geri qaytarma da ilkin ödənişlə əlaqəli olmalıdır. Növbəti administrator qeydin hansı rezervasiyaya aid olduğunu axtarmamalıdır. Rəsmi uçot qaydasını mühasiblə müəyyən edin; gündəlik əməliyyat qeydləri həmin iş üçün aydın əsas yaratmalıdır.

Gəlir göstəricilərini şərh edərkən ADR, RevPAR və doluluq bələdçisindəki dövr və gəlir anlayışlarını da nəzərə alın.

Növbəti növbəyə nə təhvil verilməlidir?

Açıq məsələ	Lazım olan məlumat
Gec giriş	Rezervasiya, gözlənilən vaxt və əlaqə nəticəsi
Qalıq borc	Qonaq hesabı, məbləğ və növbəti addım
Kassa fərqi	Məbləğ, araşdırılmış səbəblər və məsul şəxs
Otaq problemi	Otaq, problemin təsviri və istifadəyə təsiri

Siyahını ehtiyac olan əməkdaşlarla paylaşın. Uzun sərbəst mətn əvəzinə görüləcək işi aydın yazın və tamamlandıqda bağlayın. Açıq məsələni sadəcə başqa növbəyə ötürmək onun həll edildiyi demək deyil.

BirOtel-də hansı ssenarini sınamalı?

BirOtel-in kassa və hesabat imkanları ilə nümunə bron, avans, əlavə xidmət, qismən ödəniş və çıxış üzrə qeydləri yoxlayın. Bu bələdçi ayrıca avtomatik night audit və ya biznes tarixini bağlayan modulun mövcudluğunu iddia etmir.

Demoda səhv ödəniş üsulunun necə düzəldildiyini və düzəlişdən sonra hesabatı necə yoxlayacağınızı soruşun. Rəqəmin görünməsi ilə onun niyə dəyişdiyini anlamaq ayrı ehtiyaclardır.

Tez-tez verilən suallar

Gecə auditi mütləq gecə yarısı aparılmalıdırmı? Hesabat dövrü və proqramın işi nəzərə alınaraq otel tərəfindən müəyyənləşdirilməlidir.

Kassa uyğun gəlirsə, yoxlama bitibmi? Xeyr. Açıq qonaq hesabı, səhv xidmət qeydi və gec giriş kimi məsələlər nağd sayım düzgün olsa da qala bilər.