Oteldə qrup rezervasiyası: otaq bölgüsü və rooming list

Toy, korporativ tədbir və ya tur qrupu üçün gələn sorğu adi bronla eyni məlumatları tələb edir, amma daha çox dəyişiklik yaradır. Bir qonaq tez gəlir, digəri bir gecə artıq qalır, təşkilatçı isə yalnız yaşayış xərcini ödəyir. Yalnız “on otaq saxlayın” qeydi bu fərqləri izah etmir.

Oteldə qrup rezervasiyası idarə edilərkən əsas məqsəd satıla bilən otaqları və hər qonağın öhdəliyini görünən etməkdir. Bu yazı xüsusi qrup modulu olan və ya işini ayrıca yoxlama siyahısı ilə quran kiçik otellər üçün praktik yanaşma təqdim edir.

Qrup üçün saxlanan otaq ilə faktiki bronu ayırın

Oracle-ın otaq blokları haqqında sənədində blok müəyyən tədbir və ya qrup üçün ayrılan otaqlar toplusu kimi izah olunur. Buradan çıxan əməliyyat sualı sadədir: hansı otaqlar hələ ümumi razılaşma səviyyəsindədir, hansıları artıq konkret qalma qeydi ilə təsdiqlənib?

Təşkilatçı ilə otaq sayı, kateqoriya, tarixlər və istifadə edilməyən otaqlar barədə qərar vaxtını yazılı dəqiqləşdirin. Ayrılmış otaqları ayrıca siyahıda saxlamaq onların PMS-də satışdan avtomatik çıxarıldığı demək deyil. Təqvimdə faktiki mövcudluğu mütləq yoxlayın.

Rooming list-də hansı sütunlar olmalıdır?

Rooming list otaq bölgüsünü və qonaqların qalma məlumatını bir yerdə görməyə kömək edir. Başlanğıc üçün bu sahələr kifayətdir:

Sahə	Nəyi aydınlaşdırır?
Qrup və bron istinadı	Siyahının hansı razılaşmaya aid olduğunu
Qonağın adı	Konkret qalmanın kimə aid olduğunu
Otaq tipi və qonaq sayı	Tutum və yerləşdirmə ehtiyacını
Giriş və çıxış tarixləri	Hər otaq üzrə faktiki müddəti
Ödənişi edən tərəf	Yaşayış və əlavələr üçün məsuliyyəti
Dəyişiklik vaxtı və təsdiqi	Hansı məlumatın aktual olduğunu

Şəxsiyyət sənədi və kart məlumatlarını ümumi paylaşılmış siyahıya əlavə etməyin. İş üçün lazım olan məlumatı uyğun giriş hüquqları ilə paylaşın. Otaq nömrəsi sonradan dəyişə bilər; onu otaq tipi ilə qarışdırmayın.

Fərqli tarixləri gecə üzrə hesablayın

Təlim nümunəsində Şəki otelində qrup üçün 10 otaq iki gecəlik planlaşdırılır. Bu, ilkin olaraq 20 otaq-gecədir. Sonra iki otağın yalnız ikinci gecə istifadə ediləcəyi dəqiqləşir. Yeni ehtiyac birinci gecə 8, ikinci gecə 10 otaq, ümumilikdə 18 otaq-gecə olur.

Bu dəyişiklik avtomatik olaraq qiymət razılaşmasını dəyişmir. Minimum öhdəlik və ya başqa şərt varsa, onu ayrıca nəzərdən keçirin. Əməliyyat siyahısı faktiki qalmanı, maliyyə qərarı isə təsdiqlənmiş razılaşmanı göstərməlidir. Nümunədəki rəqəmlər real müştəri nəticəsi deyil.

Dəyişiklik üçün vahid məsuliyyət qurun

Təşkilatçıdan gələn yenilənmələri bir məsul əməkdaş qəbul etsin. Fayllara tarix və versiya verin, əvvəlki nüsxəni aktual siyahı kimi yaymayın. Ad, tarix və otaq tipi dəyişəndə bunun bron qeydinə keçirildiyini ayrıca yoxlayın.

Gəlişdən əvvəl təşkilatçıya son siyahını təsdiq üçün təqdim edin. Eyni qonağın iki müxtəlif yazılışla daxil edilməməsini yoxlayın. Mövcud profilə bağlama qaydası üçün qonaq bazası təlimatına baxın. Qrup rəhbəri ilə əlaqə saxlamaq hər fərdi qonağın qeydinin yoxlanmasını əvəz etmir.

Növbə təhvilində açıq qalan sətirləri və növbəti addımı qeyd edin. “İki çıxış tarixi üzrə təşkilatçının təsdiqi gözlənilir” qeydi qrup siyahısının hələ dəyişdiyini bildirən ümumi mesajdan daha faydalıdır.

Ödəniş və gəliş planını razılaşdırın

Təşkilatçının hansı xərcləri ödəyəcəyini əvvəlcədən dəqiqləşdirin: yaşayış, səhər yeməyi və ya başqa razılaşdırılmış xidmətlər. Minibar və əlavə gecə kimi fərdi xərclərin kimə aid olduğunu ayrıca qeyd edin. Ümumi köçürməni otaqlara bölərkən eyni məbləği təkrar ödəniş kimi daxil etməyin.

Gəliş günü otaqların hazırlığını, açarların təqdim edilməsini və gecikən iştirakçıları yoxlayın. Siyahıdakı hər otağın həqiqətən hazır olması üçün resepsiyon housekeeping statusları ilə işləməlidir. Erkən gələn qrup avtomatik erkən yerləşmə zəmanəti almamalıdır.

BirOtel-də demonstrasiya üçün ssenari

BirOtel-in rezervasiya iş axınında müxtəlif tarixli bir neçə qalma, qonaq əlaqəsi və ödəniş balansını yoxlayın. Eyni qrupun dəyişən otaq ehtiyacını əməkdaşın necə uzlaşdıracağını praktik nümunə ilə göstərin.

Hazır rooming list importu, qrup bloku, ümumi master hesab və avtomatik xərc yönləndirməsi bu məqalədə BirOtel funksiyası kimi təqdim edilmir. Bunlar vacibdirsə, cari dəstəyi ayrıca təsdiqləyin. Bir otağın tarixinin dəyişməsi digər bronlara təsir edib-etmədiyini də sınaqda izləyin.

Tez-tez verilən suallar

Rooming list bronu əvəz edirmi? Xeyr. Siyahı koordinasiya üçündür; otaq mövcudluğu və təsdiqlənmiş bron qeydləri ayrıca uyğunlaşdırılmalıdır.

Bütün qrup eyni tarixdə çıxmalıdır? Xeyr. Hər qalmanın tarixini ayrıca qeyd edin və gecə üzrə otaq ehtiyacını yenidən hesablayın.

Təşkilatçı ödəyirsə, əlavə xidmətlər də ona aiddir? Yalnız razılaşdırılıbsa. Xərc məsuliyyətini xidmət növü üzrə dəqiqləşdirin.