Excel-dən otel idarəetmə sisteminə keçid: 7 addım

Excel-də otel rezervasiya cədvəli kiçik komanda üçün başlanğıc ola bilər. Eyni bronu bir neçə əməkdaş dəyişəndə və kassa ayrıca faylda aparılanda isə otel idarəetmə sisteminə keçid gündəmə gəlir. Məqsəd yalnız faylı köçürmək deyil, bron və hesab məlumatlarının düzgün qalmasını təmin etməkdir.

1. Əsas məlumat mənbəyini müəyyən edin

Bir oteldə bir neçə Excel faylı ola bilər: administratorun bron cədvəli, rəhbərin gəlir faylı və kassanın ayrıca siyahısı. Keçidin ilk işi bunlardan hansının hansı məlumat üçün əsas sayıldığını müəyyən etməkdir. Ziddiyyətli iki qeydi yeni sistemə olduğu kimi köçürmək problemi həll etmir.

Keçidə cavabdeh bir şəxs təyin edin. O, otaq siyahısını, gələcək rezervasiyaları, hazırda qalan qonaqları və açıq hesabları təsdiqləsin. Digər əməkdaşlar düzəliş təklif edə bilər, amma son təsdiqin kimdə olduğu aydın qalmalıdır. Bu, xüsusilə növbələr arasında fərqli versiyaların yaranmasının qarşısını almağa kömək edir.

2. Ehtiyat nüsxə yaradın və məlumatları təmizləyin

İlkin faylları tarix göstərilən ayrıca qovluqda saxlayın. Təmizləməni onların surəti üzərində aparın; orijinal qeydləri silməyin. Qonaq məlumatlarına yalnız keçiddə iştirak edən əməkdaşların çıxışı olsun, nümunə faylları açıq messencer qruplarına göndərməyin.

Otaq nömrələrini vahid formata gətirin: “01”, “1” və “Otaq 1” eyni otağı göstərirsə, bunu əvvəlcədən həll edin. Tarixlərdə gün və ayın yerini yoxlayın. Telefon nömrələrinin yazılışı, rezervasiya nömrələri və qonağın adındakı boşluqlar təkrarlanan qeydlərin tapılmasına təsir edə bilər.

Eyni adlı iki qonağı avtomatik birləşdirməyin. Eyni şəxsin iki ayrı qalması da iki fərqli rezervasiya ola bilər. Şübhəli sətri yoxlama siyahısına çıxarın və əməkdaşla dəqiqləşdirin.

3. Köhnə sütunları yeni sahələrlə uyğunlaşdırın

Təchizatçıdan qəbul olunan formatı və hansı məlumatın avtomatik, hansının əl ilə daxil ediləcəyini soruşun. “Excel-dən keçid mümkündür” ifadəsi bütün tarixçənin itkisiz avtomatik köçürülməsi demək deyil. BirOtel üçün də köçürmə həcmi və xidmət şərtləri əvvəlcədən razılaşdırılmalıdır.

Mənbədəki məlumat	Yoxlanmalı məsələ
Otaq nömrəsi və növü	Yeni sistemdə uyğun otaq mövcuddurmu?
Giriş və çıxış tarixi	Gecə sayı və tarix formatı düzgündürmü?
Rezervasiya mənbəyi	Telefon, sayt və digər mənbələr ayrılıbmı?
Hesab məbləği və ödənən hissə	Qalıq borc ayrıca tutuşdurulubmu?
Əlavə xidmətlər	Otaq haqqından ayrıca qeyd olunubmu?

Köhnə faylda olmayan məlumatı təxminlə doldurmayın. Məsələn, ödəniş üsulu bilinmirsə, kassanın təsdiqi olmadan bütün məbləği nağd kimi yazmaq hesabatı təhrif edər.

4. Əvvəlcə kiçik nümunə üzərində sınaq aparın

İlk test üçün müxtəlif vəziyyəti əhatə edən təxminən on rezervasiya seçin. Gələcək bron, hazırda qalan qonaq, qismən ödənmiş hesab, tarix dəyişikliyi və ləğv nümunəsi olsun. Otel saatlıq yerləşmə ilə işləyirsə, həmin ssenarini də ayrıca yoxlayın.

Təkcə rezervasiyanın görünməsini yoxlamayın. Gecə sayı, hesab məbləği, ödəniş və qalıq borc köhnə qeydlərlə uyğun gəlməlidir. Nümunədə səhv tapılarsa, əvvəl qaydanı düzəldin, sonra daha geniş məlumat dəstinə keçin. Səhvin yüzlərlə sətrə yayılması sonrakı işi çətinləşdirir.

5. Açıq hesabları və rezervasiyaları tutuşdurun

Keçid anı üçün yoxlama cədvəli hazırlayın: gələcək rezervasiya sayı, hazırda qalan qonaqlar, açıq borclar və alınmış avanslar. Hər göstəricinin köhnə və yeni sistemdəki nəticəsini yanaşı yazın. Fərq varsa, səbəbini qeyd edib təsdiqləmədən işi bitmiş saymayın.

Rezervasiya gəliri ilə kassaya daxil olmuş pulu eyni məbləğ kimi müqayisə etməyin. Əvvəlcədən alınmış avans gələcək qalma ilə bağlı ola bilər. Rezervasiya iş axını haqqında yazı bron, otaq və ödəniş vəziyyətlərini ayırmağa kömək edir.

6. Əməkdaşları öz rolları üzrə hazırlayın

Administrator bron yaratmağı, giriş və çıxışı məşq etsin. Kassaya cavabdeh şəxs qismən ödənişi və günün yekununu yoxlasın. Rəhbər isə ona lazım olan hesabatı özü tapsın. Hamıya eyni geniş təqdimatı göstərmək konkret iş təlimini əvəz etmir.

Hər əməkdaşa ayrıca hesab ayırın və icazələri vəzifəyə uyğun verin. Təlim sonunda qısa yazılı növbə təhvil siyahısı hazırlayın. Səhv tarix, yanlış otaq və təkrar qeyd kimi gündəlik halların kim tərəfindən düzəldiləcəyi də orada göstərilsin.

7. Keçid vaxtını və geri dönüş qaydasını yazın

Əməliyyatların nisbətən az olduğu vaxtı seçin. Köçürmə başa çatanda son dəyişiklikləri də əlavə edin və bundan sonra hansı sistemin əsas olduğunu komandaya bildirin. Eyni bronu iki yerdə paralel dəyişmək fərqli qalıqların yaranmasına səbəb ola bilər.

İlk növbələrdə nəticələri tez-tez yoxlayın. Kritik uyğunsuzluq yaranarsa, işi kimin dayandıracağını, hansı nüsxəyə baxılacağını və yeni əməliyyatların necə qorunacağını əvvəlcədən müəyyən edin. Köhnə faylları arxivdə saxlamaq keçidi ləğv etmək deyil; araşdırma üçün izlənə bilən mənbə yaratmaqdır.

Başlamaq üçün kiçik otellər üzrə imkanlara baxın və demoya otaq siyahısının şəxsi məlumatlar çıxarılmış nümunəsini hazırlayın. Keçid tarixini yalnız məlumat və əməkdaş hazırlığı yoxlandıqdan sonra təyin edin.