Otel rezervasiya proqramı: bron, giriş və çıxışın idarə edilməsi

Otel rezervasiya proqramı seçərkən əsas məsələ bronun təqvimdə görünməsi ilə bitmir. Rezervasiya idarəetməsi giriş tarixini, otağın hazırlığını, avansı və qalıq borcu eyni iş axınında izləməyi tələb edir. Aşağıdakı addımlar telefonla və ya başqa mənbədən gələn bronun qəbuldan çıxışa qədər idarə olunması üçündür.

Otel bron cədvəlinə hansı məlumatlar daxil edilməlidir?

Rezervasiya telefon, sosial media, birbaşa müraciət və ya başqa satış mənbəyindən gələ bilər. Məlumatın haradan gəlməsindən asılı olmayaraq, oteldə vahid qeyd qaydası olmalıdır. Mesajın əməkdaşın şəxsi telefonunda qalması növbəti növbə üçün görünməyən iş yaradır.

Giriş və çıxış tarixini, qonaq sayını, otaq növünü, razılaşdırılmış qiyməti və əlaqə məlumatını qeyd edin. Mənbəni ayrıca saxlayın ki, sonradan hansı kanaldan müraciət gəldiyi aydın olsun. Rezervasiya identifikatoru da oxşar adlı qonaqların qeydlərini ayırmağa kömək edir.

Yalnız əməliyyat üçün lazım olan məlumatı toplayın. Qonağın şəxsi məlumatlarını ümumi növbə qrupuna və ya açıq cədvələ yaymayın. Əməkdaşlar paylaşdıqları məlumatın kimə lazım olduğunu əvvəlcədən düşünməlidir.

Mövcudluğu təsdiqdən əvvəl yoxlayın

Qonağa otaq vəd etməzdən əvvəl bütün qalma müddəti üzrə mövcudluğu yoxlayın. Yalnız giriş günündə boş otaq görmək kifayət deyil; həmin otaq sonrakı günlərdə başqa rezervasiyaya ayrılmış ola bilər. Tarix və ya otaq növü dəyişəndə yoxlamanı təkrarlayın.

Qiymətə daxil olan xidmətləri, avans qaydasını və ləğv şərtlərini qonaqla aydınlaşdırın. Şifahi danışıqdan sonra təsdiqin hansı üsulla veriləcəyini otelin qaydası müəyyən etsin. Göndərilən məlumatın sistemdəki tarix və məbləğlə uyğun olduğuna əmin olun.

BirOtel hazırda Booking.com və digər kanallarla avtomatik sinxronizasiya təqdim etmir. Xarici kanaldan gələn dəyişiklikləri daxili qeydə vaxtında daxil etmək üçün məsul şəxs və yoxlama qaydası lazımdır. Heç bir proqram adı təkbaşına təkrar bron riskinin tam aradan qalxdığı anlamına gəlmir.

Rezervasiya, otaq və ödəniş statusunu ayırın

Bu üç vəziyyət bir-birini əvəz etmir. Təsdiqlənmiş bronun avansı ödənilməmiş ola bilər. Qonaq çıxmış olsa da otaq təmizliyə hazır gözləyə bilər. Hesabın tam ödənilməsi otağın növbəti qonağa dərhal verilə biləcəyi demək deyil.

İzlənən məsələ	Nümunə vəziyyət	Əməkdaşın növbəti işi
Rezervasiya	Giriş gözlənilir	Gəlmə tarixini və qeydləri yoxlamaq
Otaq	Təmizlik tələb olunur	Hazırlıq tamamlanmadan otağı təhvil verməmək
Hesab	Qismən ödənilib	Qalıq məbləği göstərmək və tutuşdurmaq

Bu cədvəl tövsiyə olunan iş məntiqini göstərir; konkret ekran və status adları tətbiqdə fərqli ola bilər. Demoda həmin vəziyyətlərin sizin komanda üçün necə görünəcəyini yoxlayın.

Girişdən sonra hesabı necə aparmaq olar?

Qonağın girişi zamanı tarixləri, otağı və razılaşdırılmış tarifi yenidən təsdiqləyin. Əlavə yataq, transfer və digər xidmət yarananda onu gecikdirmədən hesaba daxil edin. Xidmətin adı və məbləği anlaşılır olmalıdır ki, çıxış zamanı izaha ehtiyac azalsın.

Şərti nümunə: iki gecə üçün hər gecə 100 AZN, əlavə xidmətlər üçün 30 AZN hesablanıb. Ümumi hesab 230 AZN-dir. Qonaq əvvəlcədən 50 AZN ödəyibsə, qalıq 180 AZN olur. Bunlar hesablama nümunəsidir, otel və ya BirOtel tarifi deyil.

Nağd, kart və bank köçürməsini düzgün üsulla qeyd edin. Kart ödənişinin uçota alınması kartdan onlayn pul tutulması demək deyil. BirOtel-in standart təqdimatında ödənişlərin qeydə alınması ilə ayrıca ödəniş provayderi inteqrasiyasını eyni imkan hesab etməyin.

Növbə təhvilində hansı məlumatlar lazımdır?

Növbəti administrator işi təkrar araşdırmadan davam etdirə bilməlidir. Uzun sərbəst mesaj əvəzinə sabit yoxlama siyahısı hazırlayın və istisnaları konkret rezervasiya ilə əlaqələndirin.

• Bu gün gələcək və hələ gəlməmiş qonaqlar.
• Gecikən çıxışlar və razılaşdırılmış dəyişikliklər.
• Hazır olmayan otaqlar və görüləcək iş.
• Açıq hesablar, avanslar və yoxlanmalı ödənişlər.
• Qonaqla razılaşdırılmış, növbəti əməkdaşın bilməli olduğu qeydlər.

Şübhəli ödənişi düzəltmək üçün eyni məbləği ikinci dəfə yazmayın. Əvvəl mövcud qeydi, ödəniş sübutunu və kassanın vəziyyətini yoxlayın. Düzəliş qaydasını məsul əməkdaşla dəqiqləşdirmək təkrar səhvdən daha az vaxt aparır.

Çıxış və günün bağlanması

Çıxışdan əvvəl yerləşmə, əlavə xidmətlər və ödənişləri tutuşdurun. Qalıq varsa, necə bağlandığını qeyd edin. Daha sonra otağın vəziyyətini yeniləyin və təmizlik prosesini başladın. Növbənin maliyyə yoxlaması ilə otağın fiziki hazırlığı ayrı nəzarət addımlarıdır.

BirOtel rezervasiya imkanlarını bu iş axını ilə demoda yoxlaya bilərsiniz. ADR və RevPAR haqqında bələdçi isə düzgün daxil edilmiş məlumatın idarəetmə göstəricilərinə necə çevrildiyini izah edir. Əvvəl qeydləri ardıcıl aparın, sonra onların əsasında qiymət və satış qərarları verin.