Otel hesabının şirkət və qonaq arasında bölünməsi

“Otağı şirkət ödəyir, qalan xərclər mənimdir” ifadəsi ilk baxışda aydın görünür. Lakin səhər yeməyi, əlavə gecə və əvvəlcədən göndərilmiş pul ortaya çıxanda resepsiyanın sualları artır. Qalıq məbləği qəbul etməzdən əvvəl xərcin kimə aid olduğu müəyyənləşdirilməlidir.

Bu təlimat bir qalma üzrə iki ödəyici üçün proqramdan kənar nəzarət cədvəli təklif edir. Mövzu hər xərcin məsuliyyətidir. Ümumi məbləğdən alınmış pulun çıxılmasını qonaq hesabı və qismən ödəniş təlimatı izah edir. Aşağıdakı nümunə şərtidir; vergi tətbiqi və sənədin hüquqi qüvvəsi barədə məsləhət deyil.

Şirkətin öhdəliyini əvvəlcədən dəqiqləşdirin

Şirkətin səlahiyyətli əlaqələndiricisindən qarşılanan tarixləri, otaq məbləğini, daxil olan xidmətləri və xərc limitini təsdiqlətmək lazımdır. “Ezamiyyət xərcləri” qeydi səhər yeməyinin daxil olub-olmadığını açıqlamır. Rezervasiya nömrəsinin yanında təsdiqə istinad, onu verən şəxs və tarix saxlanılsın.

Qonağa özünün ödəyəcəyi xidmətləri istifadə etməzdən əvvəl izah edin. Qalma müddətinin uzadılmasına və ya otaq kateqoriyasının dəyişməsinə kimin razılıq verəcəyini göstərin. Təkcə qonağın istəyi işəgötürənin öhdəliyini avtomatik artırmamalıdır. Təsdiq gözləyən xərcə məsul əməkdaş və növbəti yoxlama vaxtı təyin edin.

Şirkətin ödəniş etməsi otaqda qalan şəxsin kimliyini dəyişmir. Hesabın görünüşünü dəyişmək üçün qonağın adını şirkətin adı ilə əvəz etməyin. Nəzarət cədvəlində ödəyiciyə ayrıca istinad verin, proqramda isə bunun üçün nəzərdə tutulmuş sahələrdən istifadə edin. Sonrakı növbə həm kimin qaldığını, həm kimin hansı məbləği qarşılayacağını anlaya bilməlidir.

Xərc bölgüsü ilə pul qəbulunu ayırın

Cədvəldə xidmət tarixi, xidmətin adı, ilkin xərc qeydinə istinad, məbləğ, ödəyici və təsdiq üçün sütunlar yaradın. Hər məbləği yalnız bir dəfə bölüşdürün. Bir xidmət iki tərəf arasında bölünürsə, hər iki payı yazın və cəmin ilkin xərcə bərabər olduğunu yoxlayın.

Oracle-ın hesabların idarə edilməsi sənədi OPERA Cloud-da ödəyiciyə bağlı hesab pəncərələrini və əlavə sazlamadan asılı avtomatik yönləndirməni təsvir edir. Bu imkanlar bütün otel proqramlarına aid deyil.

Şirkətə xərc ayırmaq pulun alındığını bildirmir. Bölgünün dəyişməsi ümumi xidmət məbləğini azaltmır və yeni ödəniş qeydi yaratmağa əsas vermir. Eyni qonağın iki kartla ödəməsi də özlüyündə iki ayrı ödəyici arasında xərc bölgüsü demək deyil. Cədvəldə “ayrılmış məbləğ” və “alınmış ödəniş” ayrı saxlanmalıdır.

365 AZN üzrə şərti nümunə

Fərz edək ki, yazılı təsdiq gecəsi 100 AZN olmaqla üç gecəlik otaq haqqını əhatə edir. Üç günün hər birində səhər yeməyi 15 AZN, camaşırxana xidməti isə ümumilikdə 20 AZN-dir. Hər iki əlavə xidməti qonaq ödəyir. Bu sadələşdirilmiş nümunədə başqa xərc və düzəliş yoxdur.

Xərc	Cəmi	Şirkətin payı	Qonağın payı
Otaq: 3 × 100 AZN	300 AZN	300 AZN	0 AZN
Səhər yeməyi: 3 × 15 AZN	45 AZN	0 AZN	45 AZN
Camaşırxana	20 AZN	0 AZN	20 AZN
Bölünmüş yekun	365 AZN	300 AZN	65 AZN

Şirkətdən otaq haqqına qarşı artıq təsdiqlənmiş 100 AZN alınıb. Şirkətin qalığı 300 − 100 = 200 AZN-dir. Qonaq hələ pul ödəməyib, onun qalığı 65 AZN olaraq qalır. İki qalıq birlikdə 265 AZN edir və 365 − 100 hesablaması ilə uyğun gəlir.

Şirkətin 100 AZN ödənişini bir də qonağın əlavə xidmətlərindən çıxmayın. Sonradan şirkətdən 200 AZN, qonaqdan 65 AZN alınarsa, hər təsdiqlənmiş ödəniş müvafiq paya bir dəfə bağlanır. Beləliklə, hər iki qalıq sıfırlanır. Şirkətin pul göndərəcəyini bildirməsi isə hələ alınmış ödəniş deyil.

Provayderin imkanlarını ayrıca yoxlayın

Oracle-ın ödəniş təlimatında ödəniş yazılarkən hesab pəncərəsi, üsul, məbləğ və istinad seçilir. Bu, xərclərin ayrılmasından sonra ayrıca ödəniş mərhələsi olduğunu göstərir.

İstifadə etdiyiniz provayderin əməliyyat və düzəliş qaydalarını dəqiqləşdirin. Daxili cədvəldə bölgü aparmaq əvvəlki kart əməliyyatını avtomatik bölmür. Sonrakı bank daxilolmasını ödənişlərin üzləşdirilməsi çərçivəsində yoxlayın; artıq qeydə alınmış pulu təkrar ödəniş kimi yazmayın.

Çıxış üçün praktik yoxlama siyahısı

1. Qonağı, rezervasiyanı və hər ödəyiciyə aid istinadı tutuşdurun.
2. Yazılı təsdiqi, tarixləri, daxil olan xidmətləri və limitləri yenidən yoxlayın.
3. Hər xidmətin bir ödəyiciyə və ya açıq göstərilmiş paylara aid olduğunu təsdiqləyin.
4. Şirkət və qonaq paylarının cəmini ümumi xərclərlə müqayisə edin.
5. Əvvəlki ödənişləri düzgün paya və ilkin əməliyyat istinadına bağlayın.
6. Pul qəbul etməzdən əvvəl hər tərəfin qalıq məbləğini izah edin.
7. Açıq təsdiq və qalıqlara məsul əməkdaş təyin edin.

Ümumi gedişat üçün oteldən çıxış proseduruna baxın. Gec bildirilmiş xidməti sadəcə masada qalan şəxsin üzərinə yazmayın. Onu da əvvəlcədən razılaşdırılmış əhatə ilə tutuşdurun və lazım gəlsə təsdiq alın.

Tez-tez verilən suallar

İki kartla ödəniş hesab bölgüsü sayılır? Pul iki əməliyyatla qəbul edilir. Xidmətlərin kimə aid olduğu ayrıca razılaşdırılmalıdır.

Şirkət təsdiqini dəyişərsə nə edilməlidir? Əvvəlki istinadı saxlayın, dəyişikliyi qeyd edin və hər iki payı yenidən hesablayın. Ödəniş istəməzdən əvvəl yeni məsuliyyəti dəqiqləşdirin.

BirOtel bölgünü avtomatik aparır? Daxili qonaq hesabı və ödəniş qeydləri mövcuddur; avtomatik yönləndirmə, çoxsaylı hesab pəncərələri və bölünmüş hesab-faktura imkanları təsdiqlənməyib. Bu cədvəli kassa və hesabat demosuna gətirərək dəstəklənən iş qaydasını yoxlayın.