Qonaq gəlməzdən əvvəl yoxlama siyahısı: bugünkü girişlərə hazırlıq

Qonaq gəlməzdən əvvəl yoxlama siyahısı kiçik resepsiya komandasına hər səhər konkret sualı cavablandırmağa kömək edir: bugünkü qonaqlar gələnədək hansı işlər görülməlidir? Azərbaycanda kiçik otel və ya qonaq evində bu, üç bronun yoxlanması, bir otağın baxışının təşkili və gec gələcək qonağın vaxtının dəqiqləşdirilməsi ola bilər. Aktual rezervasiyalardan başlayın və həll edilməmiş hər məsələni məsulu olan tapşırığa çevirin.

Bu qayda giriş gününün əməli hazırlığı üçündür. Rezervasiyanın təsdiq məktubu təlimatı razılaşdırılmış bron şərtlərinin qonağa necə yazılmasını izah edir. Burada isə komandanın həmin şərtləri qonaq resepsiyaya çatanda yerinə yetirməyə hazır olub-olmadığı yoxlanılır. Məktubun göndərilməsi fiziki hazırlığın başa çatması demək deyil.

Gözlənilən girişləri aktual bronlardan toplayın

Giriş tarixini, rezervasiyanın qüvvədə olmasını, çıxış tarixini, otaq növünü və qonaq sayını yoxlayın. Ləğv edilmiş bronları tarixçədə saxlayın, amma aktiv hazırlıq siyahısından çıxarın. Artıq giriş etmiş qonaqları hələ gözlənilənlərdən aydın ayırın. Əks halda tamamlanmış giriş üçün təkrar zəng və ya lazımsız hazırlıq tapşırığı yarana bilər.

Oracle-ın giriş hesabatları sənədi gözlənilən girişlərlə bu gün giriş etmiş rezervasiyaları birləşdirən hesabatı və ətraflı giriş hesabatı seçimlərini təsvir edir. Bu, başqa məhsuldan nümunədir; BirOtel-də ayrıca belə hesabatın olduğunu təsdiqləmir.

Siyahının son yoxlanma vaxtını və onu yeniləyən əməkdaşı qeyd edin. Gün ərzində yeni bronları, ləğvləri və dəyişən gəlmə vaxtlarını əsas qeydlə tutuşdurun. Səhər çap edilmiş siyahını axşamadək dəyişməz saxlamaq olmaz. Hər kəs yeniləməni başqa əməkdaşın etdiyini düşünərsə, eyni qonaq barədə fərqli məlumatlar dövr etməyə başlayar.

Bronu, otağın hazırlığını və istəyi ayırın

Təsdiqlənmiş bron razılaşdırılmış qalmanı göstərir. Otağın hazırlığı isə təmizlik, yoxlama və həll edilməmiş texniki məsələlərdən asılı olan ayrıca əməli vəziyyətdir. Bron üçün ilkin seçilmiş otaqda əvvəlki qonaq qala bilər və ya otağın təmizliyi hələ bitməyə bilər. Rezervasiya yanında otaq nömrəsinin görünməsi onu hazır elan etməyə əsas vermir.

Qonağın istəyi xidmətin göstərilməsi təsdiqlənənədək istək olaraq qalmalıdır. Ayrı çarpayı, əlavə yataq, transfer və erkən giriş üçün tutumun, imkanın və qiymətin yoxlanması lazım ola bilər. Məsulu, növbəti addımı və nəticəni qeyd edin: cavab gözlənilir, təsdiqlənib, yaxud təmin edilmir. Qeydi oxuyan həmkarın xahişi avtomatik vəd kimi başa düşməsinə yol verməyin.

Təmizlik və otaq statusu təlimatı resepsiyanın qərarını təmizlik işinin faktiki gedişi ilə əlaqələndirməyə kömək edir. Tapşırığın prioritetini artırmaq iş ardıcıllığını müəyyənləşdirir; otağın müəyyən saatda hazır olmasına və ya avtomatik təyin edilməsinə zəmanət yaratmır. Hazırlıq təsdiqini kimin verəcəyini əvvəlcədən müəyyənləşdirin.

Qısa əməli yoxlama siyahısından istifadə edin

Siyahı resepsiyanın iki qonaq arasında nəzərdən keçirə biləcəyi qədər yığcam olmalıdır. Bütün şəxsi məlumatları ikinci sənədə köçürmək əvəzinə rezervasiya istinadını göstərin. Açıq məsələ üçün görüləcək işi, məsulu və yoxlama vaxtını bir yerdə saxlayın ki, komanda növbəti addımı axtarmasın.

Yoxlama	Qonaq gəlməzdən əvvəl görüləcək iş
Bron və qonaqlar	Tarixləri, otaq növünü və qonaq sayını aktual qeydlə tutuşdurun.
Gəlmə vaxtı	Təxmini vaxtı, məlumatın mənbəyini və dəyişiklikləri yazın; bilinməyən vaxtı işarələyin.
Otağın hazırlığı	Doluluğu, təmizliyi, baxışı və açıq nasazlıqları ayrıca yoxlayın.
Xüsusi istəklər	Gözlənilən cavabları təsdiqlənmiş xidmətlərdən ayırın və məsul təyin edin.
Erkən və ya gec gəlmə	Növbəti məlumat vaxtını və mümkün baqaj saxlama alternativini razılaşdırın.
Təkrar baxış	Növbəti yoxlama vaxtını qeyd edin, yalnız yoxlandıqdan sonra işi bağlayın.

Hər əməkdaşla yalnız onun işinə lazım olan məlumatı paylaşın. Təmizlik komandasına adətən otaq, tapşırıq, prioritet və konkret hazırlıq tələbi kifayətdir. Pasport surəti, kart məlumatı və şəxsi yazışmanın tam mətni ümumi iş siyahısına daxil edilməməlidir. Əlaqə məlumatını nəzarət olunan qonaq qeydində saxlayın, geniş görünən qeydlərdə bron istinadından istifadə edin.

Bakıdakı kiçik otel üçün hipotetik səhər planı

Təsəvvür edin ki, resepsiya saat 09:00-da üç gözlənilən girişi yoxlayır. A bronunun qonağı otelin elan etdiyi 14:00 giriş vaxtından əvvəl, 12:00-da gəlməyi planlaşdırır. İlkin seçilmiş otağa təmizlik lazımdır. B bronu 15:30 üçün gözlənilir və ayrı çarpayı istəyib. C bronunun təxmini gəlmə vaxtı məlum deyil.

Resepsiya A üçün təmizlik prioritetini komanda ilə razılaşdırır və 11:30-a təkrar baxış qoyur. Qonağa erkən girişin hələ təsdiqlənmədiyini bildirir, baqaj saxlama imkanını yoxlayır. B üçün məsul əməkdaş çarpayı quruluşunu dəqiqləşdirib 11:00-dək cavab verir. C üçün razılaşdırılmış əlaqə kanalından təxmini vaxt soruşulur. Bu vaxtlar nümunədir və konkret otelin iş imkanlarına uyğunlaşdırılmalıdır.

Saat 11:30-da A-nın otağına yekun baxış hələ edilməyibsə, resepsiya dərhal yerləşmə vədi vermir, növbəti məlumat vaxtını deyir. Baqaj saxlamaq mümkündürsə, praktiki qaydanı izah edir. Mümkün deyilsə, bunu açıq bildirərək real gözləmə variantını müzakirə edir. Hər girişdən sonra status yenilənir ki, qalan hazırlıq işi aydın görünsün.

Tez-tez verilən suallar

Hər qonaq dəqiq gəlmə saatını bildirməlidirmi? Xeyr. Təxmini vaxt işi planlaşdırmağa kömək edir, lakin yol planı dəyişə bilər. Bilinməyən vaxtı açıq işarələyin; təxmini saatı zəmanətli görüş kimi qəbul etməyin.

Otaq seçildikdən sonra erkən giriş vəd etmək olarmı? Yalnız faktiki hazırlıq və otelin razılaşdırılmış şərtləri yoxlandıqdan sonra. İlkin otaq seçimi təkbaşına erkən yerləşməni təsdiqləmir.

Növbə dəyişəndə açıq hazırlıq işi necə ötürülür? Tapşırığı, məsulu və növbəti baxış vaxtını resepsiyada növbə təhvili qaydasına uyğun ötürün. Paralel siyahı yaratmaq əvəzinə giriş qeydini aktual saxlayın.

BirOtel rezervasiyaları, qonaq sayını, otaq statuslarını və təmizlik tapşırıqlarının məsulunu, prioritetini və gedişini izləməyi dəstəkləyir. Bu siyahını kiçik otellər üçün proqramın nümayişinə gətirib iş axınını yoxlayın. Ayrıca giriş hesabatı, avtomatik gəlişöncəsi xatırlatma, avtomatik otaq təyinatı və mobil giriş təsdiqlənmiş imkanlar deyil.