Otel rezervasiya təsdiq məktubu: məzmun və yoxlama nümunəsi

Telefon və ya mesajla qəbul edilən otel bronundan sonra qonağın əlində aydın yazılı təsdiq qalmalıdır. “Otağınız hazırdır” kimi qısa cavab tarix, qiymət və ödəniş barədə sualları açıq saxlayır. Düzgün məktub həm qonağın hazırlığını, həm də növbəti administratorun məlumatı tapmasını asanlaşdırır.

Bu bələdçi təsdiq mətninin hazırlanması və yoxlanması üçündür. E-poçt, razılaşdırılmış mesaj kanalı və çap formasında eyni əsas məlumatlar qoruna bilər. Kanalın seçilməsi avtomatik mesaj göndərmə funksiyasının mövcudluğu demək deyil.

Təklif, bron təsdiqi və ödənişi ayırın

Qiymət təklifi otağın saxlanıldığını həmişə göstərmir. Müddətli saxlanma, təsdiqlənmiş rezervasiya və ödənilmiş hesab ayrı vəziyyətlərdir. Məktubun ilk cümləsi hansı vəziyyətin qüvvədə olduğunu aydın deməlidir.

Little Hotelier-in təsdiq məktubu bələdçisi otaq, tarix və qiymətin aydın göstərilməsini vurğulayır. Aşağıdakı nümunə öz redaksiya modelimizdir; başqa məhsulun şablonunun surəti və ya hüquqi müqavilə forması deyil.

Qonağın avans göndərdiyini yazması ilə otelin ödənişi yoxlaması fərqlidir. Yoxlanmamış məbləği “alınıb” kimi göstərməyin. Gözləyən ödənişi və növbəti addımı ayrıca yazın; qismən ödəniş qeydi ilə təsdiq eyni məbləği göstərməlidir.

Məktubda hansı sahələr olmalıdır?

Sahə	Aydın yazılış
Bron istinadı	Qonağın cavabında istifadə edəcəyi nömrə
Tarixlər	Ay adı, il və gecə sayı
Yerləşmə	Otaq sayı, kateqoriya, yataq və qonaq tərkibi
Məbləğ	Valyuta, daxil olan xidmətlər və əlavə ödənişlər
Ödəniş	Yoxlanmış avans, qalıq və ödəniş vaxtı
Şərtlər	Giriş/çıxış vaxtı, dəyişiklik və ləğv qaydası
Əlaqə	Otelin ünvanı və işlək cavab kanalı

“05/06” əvəzinə “5 iyun 2027” kimi tarix yazmaq dil fərqindən yaranan anlaşılmazlığı azaldır. Saatın otelin yerli vaxtı olduğunu göstərin. Təkcə otağın marketinq adı kifayət etmirsə, yataq quruluşunu ayrıca yazın.

Doldurulmuş təlim nümunəsi

Aşağıdakı rəqəmlər və qaydalar uydurma təlim ssenarisidir, BirOtel və ya konkret otelin kommersiya təklifi deyil. Otelin adı, ünvanı və əlaqə sahələri göndərmədən əvvəl doldurulmalıdır.

Mövzu: Rezervasiya təsdiqi — T-104
Salam, [qonağın adı]. [Otelin adı] üzrə bronunuz təsdiqlənib.
Giriş: 10 oktyabr 2026, saat 14:00-dan; çıxış: 12 oktyabr 2026, saat 12:00-dək. Saatlar otelin yerli vaxtıdır. Qalma: 2 gecə.
Yerləşmə: 1 Standart Twin otaq, 2 ayrı tək yataq, 2 böyük qonaq.
İki gecəlik yekun məbləğ: 240 AZN; səhər yeməyi daxildir, bu nümunədə ayrıca vergi və xidmət haqqı yoxdur.
Yoxlanmış avans: 60 AZN. Qalıq: 180 AZN, girişdə ödənilir.
Bu nümunənin ləğv şərti: 8 oktyabr 2026 saat 18:00-dək ödənişsiz ləğv və avansın qaytarılması; sonra və ya gəlməmə halında 60 AZN ləğv haqqı avansdan tutulur.
Ünvan: [tam ünvan]. Dəyişiklik üçün [otel əlaqəsi] vasitəsilə T-104 nömrəsini bildirin.

Göndərilən real mətndə boş mötərizələri saxlamayın. Avansın qaytarılma üsulu və müddəti kimi faktiki qaydaları da otel öz təsdiqlənmiş şərtlərinə uyğun tamamlamalıdır. Tarix, məbləğ və ləğv müddəti bir-biri ilə uyğun olmalıdır.

Sorğunu zəmanət kimi yazmayın

Erkən giriş, xüsusi mənzərə və yanaşı otaqlar yalnız tələb olaraq qeydə alınıbsa, təsdiqlənmiş xidmətlərdən ayrı göstərilsin. “Sorğunuzu aldıq, təsdiq gözlənilir” ifadəsi verilmiş vəddən fərqlənir. Qonağın cavabı gəldikdə onun hansı sorğuya aid olduğunu yeniləyin.

Bron dəyişəndə yeni məktubda yenilənən tarixi və ya şərti göstərin. Eyni bron istinadını qoruyun və əvvəlki təsdiqin yenisi ilə əvəz edildiyini yazın. Eyni dəyişiklik üçün bir-birinə zidd iki məktub göndərməmək üçün məsul əməkdaş müəyyən edin.

Göndərməzdən əvvəl yoxlayın

1. Alıcının ünvanını və bron istinadını tutuşdurun.
2. Tarix, gecə sayı, otaq və qonaq sayını yoxlayın.
3. Qiymət, avans və qalığı cari qeyddən götürün.
4. Ləğv və no-show şərtlərini həmin bronun razılaşmasına uyğun yazın.
5. Təsdiqlənməmiş sorğuları ayrıca işarələyin.
6. Şəxsi sənəd, kart nömrəsi və daxili qeydləri məktuba daxil etməyin.
7. Göndərilən versiyanı və çatdırılma problemini izləyin.

BirOtel-in rezervasiya imkanları məktubla tutuşdurulan əməliyyat qeydini təşkil edir. Avtomatik e-poçt, WhatsApp göndərişi və çatdırılma izləmə modulu burada təsdiqlənmir. İstifadə etdiyiniz rabitə kanalında göndəriş və cavab prosesini ayrıca qurun.

Tez-tez verilən suallar

Təsdiq məktubu ödəniş qəbzidir? Avtomatik deyil. Rezervasiya vəziyyətini və ödəniş sübutunu ayırın.

Məktub çatmayıbsa, yenidən bron yaradaq? Xeyr. Əvvəl ünvanı, göndərişi və mövcud bronu yoxlayın.

Üç dil versiyası lazımdırmı? Qonağın başa düşdüyü dili seçin. Tərcümələrdə tarix, məbləğ və şərtlər eyni qalmalıdır.