Oteldə bronun ləğvi və no-show: resepsiyon üçün qayda

Oteldə bronun ləğvi yalnız təqvimdən bir sətrin silinməsi deyil. Otağın mövcudluğu, qəbul edilmiş ödəniş və qonağa verilmiş söz eyni qərarda birləşir. Məlumat növbələr arasında itəndə gec gələn qonağın otağı başqa şəxsə satıla və ya ləğv edilmiş bron hələ də doluluqda görünə bilər.

Bu təlimat Azərbaycan otellərində resepsiyonun gündəlik işinə aiddir. Məqsəd hazır cərimə məbləği təyin etmək deyil; hər bronun təsdiqlənmiş şərtlərinə uyğun, izlənə bilən qərar verməkdir. Müqavilə və satış kanalının qaydaları konkret hal üçün ayrıca yoxlanmalıdır.

Ləğv, gecikmə və no-show nə ilə fərqlənir?

SiteMinder-in no-show izahında əsas fərq təsdiqlənmiş bron üzrə gəlməyən qonağın vaxtında ləğv bildirişi verməməsidir. İş prosesində üç vəziyyəti bir-birindən ayırmaq faydalıdır:

Vəziyyət	İlk yoxlama	Resepsiyonun qərarı
Ləğv müraciəti	Kim, nə vaxt və hansı bron üçün müraciət edib?	Təsdiqlənmiş şərtə əsasən ləğvi işləmək
Gec gəlmə	Yeni gəliş vaxtı razılaşdırılıbmı?	Otağın saxlanmasını növbəyə çatdırmaq
Xəbərsiz gəlməmə	Əlaqə cəhdi və son gəliş şərti yoxlanılıbmı?	Məsul şəxsin qərarını sənədləşdirmək

Saatın gec olması təkbaşına otağı azad etmək üçün kifayət etmir. Xüsusilə gecə uçuşu ilə gələn qonağın tarixi və gözlənilən saatı birlikdə oxunmalıdır.

Bron təsdiqində hansı məlumatlar olmalıdır?

Qonağa göndərilən təsdiqdə giriş və çıxış tarixlərini, otaq tipini, qiymətə daxil olan xidmətləri və ümumi məbləği aydın göstərin. Ləğv üçün son vaxt varsa, tarixi, saatı və otelin yerli vaxtını qeyd edin. Yalnız “bir gün əvvəl” ifadəsi növbələr və fərqli saat qurşaqları üçün qeyri-müəyyən qala bilər.

Öncədən alınan məbləği ayrıca göstərin. Onun ödəniş, depozit və ya başqa təminat kimi hansı şərtlə qəbul edildiyi təsdiqdə aydın olmalıdır. Geri qaytarma və dəyişiklik müraciətinin hansı əlaqə vasitəsilə qəbul edildiyini də yazın. Əməkdaşın şifahi izahı ilə yazılı təsdiq ziddiyyət təşkil etməməlidir.

Təsdiq şablonunu bir təlim nümunəsi ilə yoxlayın. Başqa əməkdaşdan yalnız həmin mətnə əsasən son vaxtı və növbəti addımı izah etməsini istəyin. Fərqli cavablar şablon istifadəyə verilməzdən əvvəl hansı ifadəni dəqiqləşdirməyin lazım olduğunu göstərəcək.

Gəliş günü üçün yoxlama siyahısı

1. Gözlənilən gəlişləri və qonağın son bildirdiyi saatı nəzərdən keçirin.
2. Gecikən bronun əlaqə məlumatını və əvvəlki yazışmasını yoxlayın.
3. Uyğun əlaqə kanalı ilə vəziyyəti dəqiqləşdirməyə çalışın.
4. Müraciətin vaxtını, cavabı və qərarı verən əməkdaşı qeyd edin.
5. Bron şərti və satış kanalı üzrə tələb olunan addımları yoxlayın.
6. Otağın statusunu və ödəniş qeydlərini uyğunlaşdırın.
7. Açıq qalan məsələni növbəti növbəyə məsul şəxslə birlikdə ötürün.

Qonaqla əlaqə qurmaq cəhdi razılaşdırılmış şərti özbaşına dəyişmir. Mübahisəli vəziyyəti səlahiyyətli rəhbərə yönəltmək, təxmin əsasında əməliyyat aparmaqdan daha izlənə bilən proses yaradır.

Bakı oteli üçün nümunə ssenari

Təlim nümunəsində qonağın gəlişi 29 sentyabrdır. Saat 21:00-da o, uçuşunun gecikdiyini və 30 sentyabr saat 02:00-da çatacağını bildirir. Resepsiyon həmin məlumatı bronla əlaqələndirir, otağın saxlanılması barədə razılaşmanı qeyd edir və gecə növbəsinə ötürür.

Bu bronu sadəcə gecəyarısı keçdiyinə görə xəbərsiz gəlməmə kimi qəbul etmək düzgün iş axını olmaz. Əksinə, əlaqəsiz başqa bron üçün əməkdaş şərtləri və məlumatları ayrıca yoxlamalıdır. Nümunə konkret otelin nəticəsi və ya universal ləğv qaydası deyil.

Ödənişlə otaq statusunu ayrı yoxlayın

Bronun ləğv edilməsi pulun avtomatik qaytarıldığı demək deyil. Geri ödəniş təsdiqlənibsə, məbləği, üsulu, əməliyyat istinadını və icra vəziyyətini izləyin. Kart əməliyyatının yoxlanılması üçün ödəniş xidmətinin təsdiqinə baxın; kart məlumatını sərbəst mətn qeydinə köçürməyin.

OTA-dan gələn bron üzrə də portalda tələb olunan addımları ayrıca tamamlayın. Bir sistemdə dəyişiklik edilməsi digər kanalda da avtomatik yenilənməni sübut etmir. Bu fərqi channel manager və PMS müqayisəsində daha ətraflı izah edirik.

BirOtel ilə hansı prosesi sınaqdan keçirmək olar?

BirOtel-də rezervasiya məlumatlarını, mənbəni və ödəniş balansını birlikdə nəzərdən keçirin. Demonstrasiyada ləğv və gəlməmə hallarının cari versiyada necə qeyd edildiyini ayrıca göstərin; bu məqalə avtomatik cərimə, geri ödəniş və ya xüsusi no-show modulu vəd etmir.

Otağın yenidən satışa çıxarılması üçün komandanın məsuliyyətini ikiqat bronun qarşısının alınması qaydası ilə əlaqələndirin. Proqramdakı qeyd və satış kanalındakı mövcudluq eyni yoxlama siyahısında olmalıdır.

Tez-tez verilən suallar

Gec gələn hər qonaq no-show sayılır? Xeyr. Bildirilmiş gecikməni və razılaşdırılmış saxlanma şərtini əvvəlcə yoxlayın.

Ləğv zamanı həmişə cərimə tutulur? Universal məbləğ yoxdur. Bronun tətbiq olunan şərtləri və müvafiq öhdəliklər yoxlanmalıdır.

Ləğv edilmiş bron silinməlidir? Tarixçə və ödəniş əlaqəsi lazım ola bilər. Proqramın dəstəklənən status və düzəliş prosesindən istifadə edin.