Oteldə debitor borcları: şirkət və agentlik hesablarının gecikməsi

Şirkətin qonağı oteldən çıxıb, razılaşdırılmış hesab göndərilib, ödəniş isə daha sonra edilməlidir. Resepsiya qalmanı tamamlamış olsa da, şirkətin qalan borcunu kimsə izləməlidir. Azərbaycanda kiçik otel üçün müntəzəm yenilənən qısa hesab siyahısı bu məsuliyyəti görünən edir və növbələr arasında məlumat itkisini azaldır.

Bu iş axını hesab razılaşdırılmış möhlətli ödəniş şərtləri ilə təqdim edildikdən sonra başlayır. O, oteldə yaşayan şəxsin qonaq hesabını aparmaqdan və şirkətin hansı xərcləri ödəyəcəyini müəyyənləşdirməkdən fərqlidir. Aşağıdakı reyestr ayrıca nəzarət cədvəli təklifidir; BirOtel-də avtomatik imkanın mövcudluğu barədə vəd deyil.

Ödənilməmiş qalıqla gecikmiş borcu ayırın

Ödənilməmiş qalıq hesabın hələ ödənməyən hissəsidir. Buraya son ödəniş tarixi çatmamış məbləğlər də daxildir. Gecikmiş borc isə razılaşdırılmış son tarix keçdikdən sonra qalan məbləğdir. Dünən göndərilmiş hesab öz şərtlərinə görə artıq gecikə bilər; daha əvvəl göndərilmiş başqa hesabın vaxtı isə hələ çatmaya bilər.

Yoxlama tarixini sabitləşdirin və gecikməni son ödəniş tarixindən təqvim günləri ilə hesablayın. Bu cədvəldə bu gün ödənilməli hesab hələ gecikməmiş sayılır; sabah birinci gecikmə günüdür. Bir qalıq yalnız bir qrupa düşür:

• Vaxtı çatmamış: son ödəniş tarixi bu gün və ya daha sonradır.
• 1–30 gün gecikmiş: son tarixdən bir gündən otuz günədək keçib.
• 31–60 gün gecikmiş: son tarixdən otuz bir gündən altmış günədək keçib.
• 61+ gün gecikmiş: son tarixdən altmış bir və ya daha çox gün keçib.

Infor-un müddət qrupları haqqında sənədi ardıcıl dövrləri və uyğunlaşdırılmamış ödənişləri təsvir edir. İstənilən proqram hesabatında hesablamanın hansı tarixdən başladığını yoxlayın. Hesabın verilməsindən keçən müddət həmişə gecikmə müddəti deyil. Bu cədvəli “razılaşdırılmış son ödəniş tarixindən keçən günlər” kimi adlandırın.

Hər hesab üçün izlənə bilən sətir yaradın

Razılaşdırılmış ödəyicini, hesab nömrəsini, verilmə tarixini, son ödəniş tarixini, valyutanı, ilkin məbləği, uyğunlaşdırılmış ödənişləri və qalığı yazın. Göndərilmə istinadını, mübahisə vəziyyətini, məsul əməkdaşı və növbəti əlaqə tarixini əlavə edin. Təkcə şirkətin adı onun bir neçə hesabından hansının ödənildiyini müəyyənləşdirmir.

Ödəniş şərtlərini qəbul edilmiş razılaşma ilə tutuşdurun. Agentliyin müqavilə endirimi özlüyündə ödəniş müddəti müəyyən etmir. Son tarix yazılmayıbsa və ya tərəflər onunla razılaşmırsa, təsdiq tələb edən məsələ kimi qeyd edin. Özünüz tarix seçib nəticəni dəqiq gecikmə hesabatı kimi təqdim etməyin.

Valyutaları ayrı saxlayın. Təsdiqlənmiş düzəliş qalığı və ya son tarixi dəyişdikdə əvvəlki istinadları qoruyun. Beləliklə, digər əməkdaş dünənki və bugünkü siyahı arasındakı fərqin səbəbini başa düşə bilər. Dəyişiklik üçün verilmiş şifahi izahı yekun təsdiq əvəzinə qəbul etməyin.

25 oktyabr 2026 tarixinə şərti nümunə

Aşağıdakı uydurma hesabların hamısı AZN ilədir. Nümunədə başqa xərc və ya təsdiqlənmiş düzəliş yoxdur. Bütün tarixlər 2026-cı ilə aiddir. 400 AZN ödəniş yoxlanılıb və B-102 hesabına uyğunlaşdırılıb.

Ödəyici / hesab	Verilib	Son tarix	İlkin məbləğ	Uyğun ödəniş	Qalıq	Qrup
A şirkəti / A-101	15 oktyabr	30 oktyabr	600	0	600	Vaxtı çatmayıb
B agentliyi / B-102	25 sentyabr	10 oktyabr	1 000	400	600	15 gün: 1–30
C şirkəti / C-103	5 avqust	20 avqust	800	0	800	66 gün: 61+

İlkin hesabların cəmi 2 400 AZN-dir. Uyğunlaşdırılmış 400 AZN çıxıldıqda ödənilməmiş qalıq 2 000 AZN olur. Bunun 600 AZN hissəsinin vaxtı çatmayıb, 1 400 AZN hissəsi gecikib. 31–60 günlük qrup sıfırdır. Qismən ödəniş B-102 qalığını azaldır, lakin onun son ödəniş tarixini yenidən başlatmır.

Bundan əlavə, hansı hesaba aid olduğu etibarlı müəyyənləşdirilməmiş 150 AZN bank daxilolması təsdiqlənib. Onu bank istinadı və araşdırma məsulu ilə ayrıca uyğunlaşdırılmamış ödəniş kimi saxlayın. Ən köhnə olduğu üçün C-103-dən çıxmayın və hesabların qalığını 1 850 AZN göstərməyin. Qalığı dəyişməzdən əvvəl daxilolmanı uyğunlaşdırın. Pulun xarici qeydlərlə yoxlanması ayrıca ödənişlərin bankla uzlaşdırılması mövzusudur.

Hər əlaqəyə konkret növbəti addım verin

Nümunədə A-101 üçün məsul Leyla, mübahisə yoxdur, növbəti yoxlama 30 oktyabrdır. B-102 üçün məsul Murad, mübahisə yoxdur, əlaqə tarixi 26 oktyabrdır. C-103 Leylaya verilib: mübahisəli xidmət sətri üzrə sənədlər yoxlanmalı, 26 oktyabrda əlaqə saxlanmalıdır. Bunlar şərti tapşırıqlardır, bütün otellər üçün tövsiyə edilən əlaqə intervalları deyil.

Xatırlatmada hesab nömrəsini, son tarixi və yoxlanmış qalığı göstərin. Hansı sənədin çatışmadığını və ödənişin nə vaxt gözlənildiyini soruşun. Cavabı və növbəti əlaqə tarixini qeyd edin. Ödəniş vədi pulun faktiki daxil olması demək deyil. Səlahiyyətli əməkdaş araşdırana qədər mübahisəli məbləği görünən saxlayın; mübahisənin özü qalığı silmir.

Gündəlik nəzarət siyahısı

1. Yoxlama tarixini, oteli və valyutanı müəyyən edin.
2. Yeni hesabları və razılaşdırılmış son ödəniş tarixlərini yoxlayın.
3. Təsdiqlənmiş ödənişləri uyğunlaşdırın, aidiyyəti naməlum daxilolmaları araşdırın.
4. Qalıqları və üst-üstə düşməyən gecikmə qruplarını yenidən hesablayın.
5. Mübahisələri və vəd edilmiş ödəniş tarixlərini məsul əməkdaşla nəzərdən keçirin.
6. Hər açıq məsələ üçün növbəti addımı və əlaqə tarixini saxlayın.

Tez-tez verilən suallar

Hər ödənilməmiş hesab gecikibmi? Xeyr. Bəzi qalıqların razılaşdırılmış ödəniş müddəti hələ bitməyib.

Qismən ödəniş gün sayını sıfırlayırmı? Xeyr. Səlahiyyətli dəyişiklik sənədləşdirilməyibsə, mövcud son tarixdən istifadə edin.

BirOtel gecikmə qruplarını və xatırlatmaları avtomatlaşdırırmı? Bu imkan təsdiqlənməyib. BirOtel ödəniş qeydləri və əsas hesabatlar təqdim edir; PMS interfeysi Azərbaycan və ingilis dillərindədir. Reyestri kassa və hesabat nümayişinə gətirərək mövcud qeydləri və ayrıca izləmə prosesini yoxlayın.